Podstawy udostępnienia danych zawartych w decyzji administracyjnej, zależnie od treści złożonego wniosku należy szukać w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego lub ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

W pierwszym przypadku sprawa jest prosta. Zgodnie z art. 73 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego – strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania.

Kogo rozumieć należy przez „stronę postępowania”? Wyjaśnia to art. 28 tej samej ustawy – stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek.

INTERES PRAWNY to interes osobisty, chroniony przez prawo. Jego wykazanie nakłada na określone organy obowiązek realizacji owego interesu lub usunięcie jego zagrożenia. Musi zawsze znajdować swoją podstawę w przepisach prawa materialnego, a także dać się obiektywnie stwierdzić. Stanowi też przesłankę skorzystania ze środków odwoławczych w postępowaniach. W procedurze administracyjnej jego wykazanie jest podstawą do zostania stroną w postępowaniu. Oznacza to, iż należy znaleźć taki przepis prawa materialnego, dzięki któremu postępowanie będzie dotyczyło danego interesu prawnego albo na podstawie którego można żądać czynności organu ze względu na swój interes. Musi go także wykazać osoba ubiegająca się o zaświadczenie od organu administracji ze względu na właśnie ów interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.

Źródło: GazetaPrawna.pl, Encyklopedia

Udostępnienia decyzji administracyjnej (danych w niej zawartych) w tym przypadku możliwe jest wyłącznie w sytuacji, gdy wnioskujący jest stroną postępowania (wykaże swój interes prawny lub obowiązek).

W drugim przypadku tak jednoznacznie już nie jest. Art. 1 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej, wskazuje jedynie, iż – każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy i podlega udostępnieniu na zasadach i w trybie określonych w niniejszej ustawie.

Czy decyzja administracyjna może zatem być informacją publiczną? Wyroki sądów rozwiewają wątpliwości, np. orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 21 maja 2020 r. wskazuje, iż decyzja administracyjna, wydana w indywidualnej sprawie, jest informacją publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej, ponieważ informacją publiczną jest każda wiadomość wytworzona lub odnoszona do władz publicznych, w tym także dokumentów urzędowych takich jak treść aktów administracyjnych i innych rozstrzygnięć.

Zwrócić należy uwagę na jeszcze jeden aspekt. W myśl art. 5 ust. 1 i 2 tej ustawy o dostępnie od informacji publicznej – prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych; prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy.

W tym przypadku udostępnienie dokumentów jest zatem możliwe niezależnie od statusu osoby wnioskującej. Jeżeli jednak treść zawiera dane podlegające ochronie (w tym dane osobowe), to obowiązkiem organu jest ich usunięcie przed udostępnieniem.